Cargo.Journal — интернет-журнал для опытных и начинающих грузоперевозчиков. Пишем о том, что помогает эффективнее управлять бизнесом, логистикой и автопарком.
Таблица, которая автоматически посчитает себестоимость кругового рейса. По результатам расчетов станет понятно, выгодно ли брать заказ. Пришлем на почту в течение получаса
Войдите в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
Зарегистрируйтесь в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
3555
0
0
Когда у грузоперевозчика нет подушки безопасности, любая поломка может привести к кассовому разрыву. На что и как откладывать деньги, чтобы легче пережить непредвиденные ситуации, кризис и санкции, расскажет Елена Рендаревская — предприниматель и специалист в области корпоративных финансов.
Тягачи и полуприцепы изнашиваются в процессе использования, и, как правило, после 1 млн километров пробега, их нужно менять. Есть вариант продать старые авто и на эти деньги купить новые в лизинг, но это не единственный выход. Можно заранее копить на обновление автопарка, пока машины на ходу и приносят прибыль — это и значит «отчислять деньги на амортизацию».
Есть три способа начислять амортизацию:
→ Линейный метод — откладывать каждый месяц одинаковую сумму.
→ Метод уменьшаемого остатка — в первые месяцы отчисления больше, но ближе к концу срока полезного использования сумма становится меньше.
→ Пропорционально объему работ — чем больше проезжает машина, тем больше начисления.
При этом необязательно ставить цель накопить на целый автомобиль. Собственник может откладывать на первый взнос по лизингу.
Если каждый месяц откладывать 40 тысяч рублей, то, с учетом процентов по вкладу, за год получится накопить почти 490 тысяч
Фонд — это запас денег, которые компания регулярно откладывает на конкретные цели: например, на внеплановый ремонт. Когда тягач или сцепка ломаются, средства оттуда покрывают эти расходы. Такой финансовый инструмент называется фондирование.
Фонды помогают подготовиться к непредвиденным ситуациям: пережить пандемию, кризис, санкции и избежать кассовых разрывов. Собственник может откладывать деньги на любые нужды, если это упростит управление компанией. Ниже перечислили фонды, которые будут полезны на практике.
Резервный фонд. Накоплений отсюда должно хватить, чтобы несколько месяцев выплачивать зарплату сотрудникам и перечислять средства всем, кому компания должна денег: банкам, налоговой, арендодателям. Многие компании выжили во время пандемии благодаря именно такому фонду.
Фонд на ремонт автомобилей. Автопарк нужно регулярно обслуживать, кроме того, техника может внезапно ломаться. Если не отложить на это деньги, машина будет простаивать без работы и не принесет прибыль. Компания может потратить на починку деньги, которые были нужны для оплаты других расходов, но это приведет к кассовому разрыву.
Размер ремонтного фонда зависит от автопарка, моделей транспорта и интенсивности износа. Лучше всего определить сумму, опираясь на опыт — посмотреть сколько и как часто компания тратила на ремонт и обслуживание раньше.
Если у компании есть расписание техобслуживания или механик, который следит за состоянием автопарка и поддерживает машины в рабочем состоянии, то можно выделить отдельный фонд для планового ремонта.
Фонд на развитие. Есть несколько вариантов, куда вложить деньги:
→ Внедрить новые технологии: автоматизировать работу с документами, купить приборы для дистанционного медосмотра водителей или датчики, которые передают состояние и скорость автомобиля.
→ Повысить квалификацию сотрудников: тренинги по продажам для менеджеров, семинары с пояснением новых законов для бухгалтеров, обучение логистов и водителей.
→ Сделать подарки заказчикам и мероприятия для клиентов. Это поможет выделиться среди конкурентов и получить повторные заказы. Или, например, можно дарить скидку тем, кто привел новых заказчиков по рекомендации.
Амортизационный фонд помогает справиться с непредвиденными ситуациями, когда грузоперевозчику не на чем выехать в рейс. Например, тягач пришел в негодность. Если у компании нет денежного запаса, приходится продавать машину, чтобы срочно купить замену. Когда есть подушка безопасности, можно без спешки и суеты приобрести новое авто, а отслужившее отремонтировать и реализовать подороже.
Если собственник считает амортизацию, он понимает, какие заказы ему будут невыгодны, потому что не покрывают износ авто. Он может обсуждать тарифы, основываясь на конкретных цифрах, и выбирать, с кем прибыльно работать, а от каких клиентов и рейсов стоит отказаться.
Чтобы сформировать амортизационный фонд, нужно понимать что и с какой скоростью изнашивается. Этот процесс состоит из конкретных этапов.
Шаг #1. Посчитать чистую прибыль. Любые фонды пополняют из чистой прибыли — того, что остается после оплаты всех расходов. Если компания работает в ноль или в минус, то откладывать нечего. Оценить материальное положение поможет отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках, информация из бухгалтерского баланса о дебиторской и кредиторской задолженности — сколько должны нам и сколько должны мы.
Отчет о прибылях и убытках: из выручки отнимают расходы и получают чистую прибыль
Без работы с дебиторской задолженностью будет сложно получать стабильный денежный поток. Важно понять, кто и сколько должен компании; какой сотрудник собирает деньги с клиентов; как сократить срок погашения долгов; что делать с теми, кто нарушил сроки; как вести переговоры и что по этому поводу указано в договоре.
Шаг #2. Понять, что относится к основным средствам. Всё, что приобрела компания и планирует долго использовать. Например, канцтовары — это расходные материалы, их списывают в тот же месяц, когда и купили. А компьютер или сцепка входят в список основных средств, на них начисляют амортизацию.
Шаг #3. Инвентаризировать основные средства. То есть учесть имущество компании: количество, стоимость и состояние. После этого сравнить с информацией по документам и убедиться, что всё оформлено и ничего не пропало.
Некоторые грузоперевозчики не видят смысла в том, чтобы переписывать имущество компании — они и так знают, какой у них автопарк. Но без этого шага нельзя понять, на что нужно начислять амортизацию. Не получится создать подушку безопасности и выстроить плановую замену автомобилей.
Чтобы инвентаризировать основные средства, нужно издать приказ с информацией о том, кто будет это делать и когда. В назначенное число сотрудники заполняют инвентаризационную ведомость, она выглядит так.
Универсальная форма для инвентаризации основных средств установлена в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88
Шаг #4. Определить срок полезного использования. В бухгалтерском и налоговом учёте есть нормативы, которые определяют срок полезного использования. В среднем, тягач прослужит 3 года или 1 млн километров, а полуприцеп — 6 лет или 1 млн километров. После этого технику нужно капитально ремонтировать или заменять.
Но на практике срок службы может сократиться. Например, если водители используют авто круглыми сутками, потому что работают посменно. Или когда машина находится в рейсах по крайнему северу.
Шаг #5. Посчитать амортизацию. Для этого нужно из стоимости авто на момент покупки отнять его стоимость на момент продажи, а дальнейшие расчеты зависят от метода. Например, в линейном способе после этого делят на срок полезного действия.
Шаг #6. Откладывать деньги. Средства на фондах нужны на случай непредвиденных ситуаций, они должны быть доступны в любой момент. Поэтому вкладывать деньги в драгоценные металлы, акции и недвижимость — плохая идея. Если внезапно сломается машина, нужно будет срочно её менять, а не ждать выгодного курса или покупателя.
Средства, которые хранятся в фондах, можно переводить на овернайт, чтобы получить дополнительную прибыль и немного компенсировать инфляцию. Это услуга банков — грузоперевозчик разрешает использовать деньги со счета ночью и за это получает проценты. За одну ночь сумма будет небольшой, но зато днем собственник может свободно распоряжаться своими средствами.
Кроме того, сейчас проценты по депозиту выше, чем пару лет назад. Самые выгодные ставки доступны по вкладам на срок от года без возможности снятия. Но такие условия не подходят, чтобы решить срочные ситуации. Когда средства на счете можно снимать и пополнять, депозит приносит меньше прибыли, но больше подходит в качестве подушки безопасности.
Необязательно создавать отдельный банковский счет для каждого фонда. Можно хранить деньги в одном месте, а сколько из них относится к амортизации указывать в программах или внутренних документах.
Профессионально такую работу выполняет финансист. Он помогает собственнику понять, что происходит в бизнесе на основе цифр и показателей, точно так же, как бухгалтер вовремя проводит денежные операции и следит, чтобы не пришли штрафы от налоговой.
Опыт показывает, что грузоперевозчики с автопарком до 10 машин могут самостоятельно разобраться в том, как управлять деньгами и считать основные показатели. Главное — не бояться увидеть убытки. Только оценив текущую ситуацию, можно принять решения, которые приведут к развитию компании.
Подробно о том, как избежать убытков и выйти из кассового разрыва без фондов
Фонд — это запас денег компании на конкретную цель. Он помогает подготовиться к непредвиденным ситуациям и пережить их без кассового разрыва. В управленческом учете, собственник может создавать любые фонды, которые помогут ему управлять компанией.
Амортизационный фонд нужен для обновления автопарка. Если грузоперевозчик откладывает деньги на амортизацию, он может быстро заменить автомобиль, когда старый приходит в негодность, и понимает, какие заказы невыгодно брать в работу. Чтобы создать амортизационный фонд, нужно:
→ посчитать чистую прибыль;
→ определить, что относится к основным средствам — это всё, что компания купила и планирует долго использовать;
→ инвентаризировать основные средства;
→ определить срок полезного использования;
→ посчитать амортизацию — это можно сделать линейным методом, на уменьшаемый остаток или пропорционально объему работ;
→ откладывать деньги — это нужно делать так, чтобы иметь к ним доступ в любой момент, так что подойдет депозит или овернайт.
В небольших компаниях собственник может справиться с фондированием самостоятельно, но, если в автопарке больше 10 машин, то лучше обратиться к финансисту.
3555
0
0
