Таблица, которая автоматически посчитает себестоимость кругового рейса. По результатам расчетов станет понятно, выгодно ли брать заказ. Пришлем на почту в течение получаса
Войдите в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
Зарегистрируйтесь в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
В автотранспортных компаниях с несколькими сцепками руководители нередко самостоятельно справляются с немногочисленными бухгалтерскими задачами. Но по мере развития компании нагрузка возрастает, и встает вопрос о том, чтобы делегировать эту часть работы специалисту. С января 2025 года даже в небольших компаниях на УСН ведение бухгалтерии заметно усложнится, так как они должны будут платить НДС, в расчете которого много нюансов.
Бухгалтер в штате будет экономически оправдан при условии, что задач в компании достаточно для его полной занятости. Если масштаб бизнеса еще не так велик, есть смысл задуматься об аутсорсинге. В этом случае вы сможете оплачивать только объем фактически выполненных бухгалтером задач. Кроме того, вам не придется уплачивать страховые и пенсионные взносы, поскольку вы не будете выступать в роли работодателя.
На аутсорс можно передать практически все задачи, кроме тех, где требуется присутствие исполнительного органа (предпринимателя, директора), а также подписания документов. Но даже в этом случае есть варианты, например, действия бухгалтера по доверенности. Часто компании имеют своего бухгалтера/главного бухгалтера и параллельно пользуются аутсорсинговыми услугами. К примеру, можно передать на аутсорс расчет заработной платы и кадровый учет, поскольку процесс начисления заработной платы и соблюдения кадрового законодательства трудоемкий и требует специальных навыков.
При грамотной организации бухгалтерия на аутсорсе не будет отличаться от штатной. Возможны нюансы во взаимодействии или в хранении документов, но все это решаемо.
При передаче бухгалтерских задач на аутсорс есть две опции. Первая — найти стороннего бухгалтера. Как правило, такие специалисты «ведут» несколько компаний и работают в статусе самозанятого. Вторая — воспользоваться услугами специализированной компании, которая возьмет на себя самые разные задачи: от кадрового администрирования до взаиморасчетов с контрагентами.
Бухгалтер вне штата подойдет вам, если объем задач в компании не оправдывает содержание постоянного сотрудника. Расходы на оплату труда внештатного бухгалтера будут ниже как минимум на треть в связи с неполной занятостью и отсутствием необходимости уплачивать налоги и взносы за этого сотрудника: самозанятый специалист делает это самостоятельно.
При этом внештатный бухгалтер — это определенные риски, связанные с человеческим фактором. Такой специалист может перестать выходить на связь в самый ответственный момент. Или вы внезапно обнаружите что сроки сорваны, а отчетность в ФНС не подана. Выход один: искать сотрудника с безупречной репутацией или по рекомендациям, которым вы доверяете.
Обращаясь в аутсорсинговую компанию, вы получаете не одного специалиста, а целую команду, где каждый сотрудник выполняет свои обязанности. Это обеспечивает непрерывную работу бухгалтерии — отпуска, больничные и увольнения сотрудников не влияют на процесс, поскольку внутри команды все взаимозаменяемы. Контроль за сроками и выполнением задач тоже ведется внутри команды, что снимает с вас головную боль, а ответственность за ошибки фиксируется в договоре. Из минусов — отсутствие личного контакта со специалистом, который ведет ваши дела.
Стоимость услуг таких компаний зависит от объема ваших задач, и зачастую это обходится не дороже, а порой даже дешевле затрат на штатного бухгалтера. Существуют компании, которые ориентированы на бухгалтерское обслуживание ИП и небольших ООО. Такая опция есть и в банках, которые работают с предпринимателями.
Я довольно быстро решил взять внештатного бухгалтера в компанию: на тот момент у меня была одна сцепка и два юридических лица, ИП и ООО. На общей системе налогообложения гораздо больше нюансов, чем на упрощенной, и разбираться в них у руководителя нет времени.
Предложения банков и компаний не рассматривал — для меня важен личный контакт. Специалистов искал через сарафанное радио. Получилось не сразу — с первыми двумя бухгалтерами не сложилось. А вот с третьим, которого я нашел по надежной рекомендации, работаем уже довольно долго, с полным доверием и взаимопониманием. Я делегировал ей часть задач — оплату счетов и сдачу отчетности. Оформлением счетов и актов в 1С, а также дебиторской задолженностью занимаюсь сам.
На мой взгляд, бухгалтер вне штата — отличный вариант в том случае, когда задач в компании не так много. Главное — найти «своего» человека, на которого можно положиться и который не подведет.
Ильдар Садыков,
основатель «ЛИДЕРТРАКЛОГИСТИК»
Оцените объем бухгалтерских задач, которые вы хотите передать на аутсорс — он определяется оборотом денежных средств, количеством операций, числом штатных сотрудников и сложностью налогового учета.
После этого проанализируйте рынок:
→ Изучите вакансии на рынке и уровень оплаты труда, если до сих пор вы вели бухгалтерию самостоятельно — это позволит понять, во сколько вам обошелся бы штатный бухгалтер.
Ресурсы: hh.ru, superjob.ru, работа.ру и подобные.
→ Если вы решили искать самозанятого специалиста, просмотрите предложения бухгалтеров на популярных платформах для поиска клиентов, попросите рекомендации у коллег и партнеров. Обращайте внимание на профиль и опыт работы специалиста, запросите стоимость услуг у понравившихся кандидатов.
Ресурсы: Профи, Авито, Яндекс Услуги, сарафанное радио
→ Если решили искать аутсорсинговую компанию, изучите соответствующие предложения, запросите предварительную оценку услуг на ваш объем задач.
Ресурсы: поиск в интернете, запрос в банк, через который работает ваше юрлицо
По результатам такого анализа составьте смету: сравните ваши текущие и потенциальные затраты. Это поможет вам принять решение.
Важный этап, который не стоит пропускать. Сюда входит проверка репутации с точки зрения профессионализма и безопасности.
Если вы выбрали сотрудничество с самозанятым специалистом или ИП, начните с детального изучения отзывов (на платформе, где нашли бухгалтера или просто в интернете). Поинтересуйтесь напрямую, знает ли кандидат специфику автотранспортного бизнеса, попросите рекомендации или контакты других клиентов.
Если с профессиональной точки зрения вас все устраивает, проверьте (в пределах своих возможностей), насколько человек чист перед законом. Для этого попросите серию и номер паспорта и проверьте документ на действительность через Госуслуги. На сайте ФССП посмотрите, нет ли у человека долгов. На портале Чекко можно проверить информацию о судах и исполнительных производствах в отношении физлица. Убедиться в действительности статуса самозанятого можно через сервис Самозанятые.рф. Если специалист работает в статусе ИП, используйте сервис ФНС.
Проверку аутсорсинговой компании можно проводить по такому же принципу. Изучите отзывы о ней в интернете. Проверьте, входит ли компания в какие-либо рейтинги, получала ли профессиональные награды и премии. Многие успешные компании охотно делятся своими кейсами и известными клиентами, эта информация обычно есть у них на сайтах.
Данные юридического лица можно также проверить через сервис ФНС и портал Чекко. Проверьте не только саму компанию, но и отдельно ее учредителей и ответственных лиц. Если все прозрачно и понятно, можно переходить к согласованию условий сотрудничества.
При передаче бухгалтерских задач на аутсорс необходимо продумать договорные условия. В договоре должно быть подробно прописано, какие услуги предоставляет аутсорсер и каковы его обязанности. Важно, чтобы договор предусматривал ответственность аутсорсера за ошибки, такие как несвоевременная сдача отчетности или ошибки в расчетах. На этом этапе лучше подключить юриста, чтобы он подготовил договор по всем правилам.
При этом нужно помнить, что в соответствии со ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» ответственность за соблюдение законодательства и качество учета в конечном итоге лежит на руководителе компании, даже если бухгалтерия передана на аутсорсинг. Это главный аргумент в пользу того, чтобы выбрать компетентного и надежного аутсорсера с хорошей репутацией.
В нашей компании внештатный бухгалтер работает с первого дня основания предприятия — мы сразу открывались как ООО со всеми вытекающими сложностями в бухучете и даже не пытались вести бухгалтерию самостоятельно. Специалист ведет все наши юридические лица и несколько других компаний. Основная часть бухгалтерских задач на ней, но руководители так или иначе тоже участвуют в процессе и контролируют его.
На мой взгляд, внештатный бухгалтер — это удобно и выгодно, особенно для небольших перевозчиков. Из минусов, пожалуй, только удаленный формат работы, но пандемия нас закалила, поэтому организовать все процессы вполне реально.
Тем, кто опасается доверять бухгалтерию человеку «со стороны», могу посоветовать обезопасить себя с технической точки зрения: развернуть базу в облаке или на своем сервере, чтобы бухгалтер заходил в нее удаленно, или регулярно бэкапить то, что бухгалтер ведет локально у себя в 1С. В этом случае ваша бухгалтерия не рассыплется, даже если человек внезапно перестанет выходить на связь.
Максим Беляков
соучредитель «ФОРА-ТРАНС»
Бухгалтерский аутсорсинг дает транспортным компаниям ряд преимуществ: снижение затрат, минимизацию рисков, доступ к высококвалифицированным специалистам. Чтобы обеспечить эффективное и бесперебойное ведение учета извне, следуйте плану:
→ Оцените объем бухгалтерских задач внутри компании.
→ Решите, какой пул бухгалтерских задач вы передадите на аутсорс.
→ Определитесь, кто вам нужен: внештатный бухгалтер или аутсорсинговая компания.
→ Проанализируйте рынок.
→ Составьте смету текущих и будущих расходов.
→ Выберите подходящего подрядчика, обращая внимание на отзывы и рейтинги.
→ Проверьте его с точки зрения квалификации и безопасности.
→ Подготовьте договорные условия, в которых четко распределены обязанности и ответственность.