Cargo.Journal — интернет-журнал для опытных и начинающих грузоперевозчиков. Пишем о том, что помогает эффективнее управлять бизнесом, логистикой и автопарком.
Таблица, которая автоматически посчитает себестоимость кругового рейса. По результатам расчетов станет понятно, выгодно ли брать заказ. Пришлем на почту в течение получаса
Войдите в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
Зарегистрируйтесь в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
10791
1
0
Транспортные компании классифицируют расходы, чтобы рассчитать себестоимость перевозок и установить для себя оптимальные тарифы. Также это помогает оценить прибыльность бизнеса, не брать невыгодные заказы и запланировать необходимые затраты и платежи, чтобы избежать кассовых разрывов.
Расходы компании разделяют на постоянные и переменные — в зависимости от того, связаны они с объемом перевозок или нет. Постоянные расходы остаются почти на одном и том же уровне, даже если меняется количество рейсов, а переменные расходы изменяются пропорционально объему перевозок.
Пример постоянных и переменных расходов
Подробнее о способах начисления амортизации читайте в статье «Амортизация грузового транспорта: что нужно знать».
Некоторые постоянные расходы стоит классифицировать как условно-постоянные. Потому что, например, при кратном увеличении объема перевозок может потребоваться больше техники. Именно поэтому амортизация, лизинговые и другие расходы пропорционально возрастут. Для упрощения в этой статье рассматриваем их как постоянные, что справедливо на кратко- и среднесрочном горизонтах и при условии, что компания не новичок на рынке и вышла на стабильный объем операций.
Учет постоянных и переменных расходов позволяет рассчитать необходимый объем перевозок, чтобы получить нужную сумму маржинального дохода. Она должна покрыть все постоянные затраты, тогда бизнес выйдет в ноль — достигнет точки безубыточности. Если объем перевозок будет ниже, компания понесет убытки, а если выше — получит прибыль.
Маржинальный доход, или маржа, — это разница между выручкой и переменными расходами. Этот показатель может рассчитываться как по всему объему перевозок, так и на единицу объема: один километр, один тонно-километр или рейс.
Рассчитаем на примере:
→ постоянные расходы грузоперевозчика — 1 000 000 ₽ в месяц;
→ средняя ставка на перевозки — 80 ₽/км;
→ себестоимость рейсов (переменные расходы) — 55 ₽/км.
Маржа = 80 ₽/км − 55 ₽/км = 25 ₽ с каждого пройденного километра
Чтобы компания вышла в ноль, машины перевозчика должны проехать за месяц минимум:
1 000 000 ₽ ÷ 25 ₽ = 40 000 км
Если машины проедут больше 40 000 км, перевозчик будет в плюсе. В результате расчета видим, что маржинальный доход в точке безубыточности при пробеге 40 000 км:
40 000 км × 25 ₽ = 1 000 000 ₽
1 000 000 ₽ соответствует сумме постоянных затрат. Чем больше будет пробег, тем меньше постоянные расходы будут влиять на прибыль перевозчика.
Расчет точки безубыточности также позволяет определить ставку для покрытия постоянных затрат перевозчика.
Например, средний пробег у четырех машин в парке перевозчика суммарно составляет 40 000 км в месяц при постоянных затратах 1 000 000 ₽ в месяц. Получается, что постоянные затраты на километр перевозки:
1 000 000 ₽ ÷ 40 000 км = 25 ₽
Переменные расходы на километр перевозки — 55 ₽/км. Общие затраты на перевозку составляют:
25 ₽ + 55 ₽/км = 80 ₽/км
Минимальная ставка, по которой перевозчик может брать заказы, чтобы выйти в ноль, — 80 ₽/км. Это цена в точке безубыточности. Чтобы быть в плюсе, нужно ездить по более высокой ставке. Если брать заказы по такой ставке не получается, потребуется снизить себестоимость: сократить постоянные или переменные затраты.
Важно понимать состояние отрасли, общие тенденции и свое положение относительно других участников рынка. Иногда снижение ставки позволяет увеличить объемы перевозок так, что постоянные затраты в расчете на единицу перевозки снижаются. Это приводит к снижению цены в точке безубыточности и позволяет получать больше прибыли при меньших ставках.
Для расчета прибыли компании также нужно оценивать как переменные, так и постоянные расходы.
Например:
→ постоянные расходы — 1 000 000 ₽ в месяц;
→ средний пробег всех четырех машин в автопарке перевозчика — 40 000 км в месяц;
→ переменные затраты — 55 ₽/км;
→ средняя выручка перевозчика — 3 600 000 ₽ в месяц.
Итого полная себестоимость:
40 000 км × 55 ₽/км + 1 000 000 ₽ = 3 200 000 ₽ в месяц
Получаем прибыль до уплаты налогов:
3 600 000 ₽ − 3 200 000 ₽ = 400 000 ₽ в месяц.
В статье «Из чего складывается себестоимость грузоперевозок и как ее считать» говорим об этих показателях подробнее.
Существует классификация расходов, которая помогает более справедливо распределить прибыль по периодам и позволяет запланировать оттоки денежных средств. В этом случае затраты делятся на текущие, капитальные, будущих периодов и резервируемые расходы.
Текущие расходы относятся к конкретному периоду. Например, в них включают расходы на топливо, платные дороги, лизинг, аренду офиса и оплату труда.
Капитальные расходы (вложения) связаны с приобретением или модернизацией техники, например покупка сцепки или замена двигателя тягача.
В себестоимость перевозок нужно закладывать и амортизацию капитальных вложений. Например, покупка нового тягача. Платеж может быть единоразовым, однако автомобиль будет служить перевозчику несколько лет. Чтобы постепенно покрыть эти расходы, нужно ежемесячно начислять амортизацию, которая и должна закладываться в себестоимость перевозок (перенос в текущие расходы), — не стоит учитывать полную стоимость тягача в месяц покупки.
К расходам будущих периодов относятся платежи, сумма которых известна заранее, например транспортный налог, ОСАГО и каско. Они оплачиваются раз в несколько периодов — раз в год, но необходимы, чтобы осуществлять деятельность и, соответственно, получать выручку в течение нескольких периодов — в течение года. Такие затраты целесообразно равномерно признавать в текущих расходах периода — месяца.
Резервируемые расходы — платежи, которые ожидаются в будущем, но размер которых точно неизвестен. Их оценивают вероятностным подходом. Например, грузоперевозчик по опыту знает, что расход на внеплановый ремонт тягача — 150 тысяч рублей в год. Необходимо зарезервировать эту сумму и разделить ее равномерно в течение всего периода.
Распределение расходов по группам помогает корректно определить себестоимость перевозок, оценить рентабельность бизнеса, сократить риски непредвиденных расходов и запланировать оттоки денежных средств, чтобы не попасть в ситуацию кассового разрыва.
Управленческий учет (УУ) — это срез состояния бизнеса и данные о текущем положении дел, а также прогноз на будущее. С помощью данных УУ собственник оценивает эффективность компании и принимает управленческие решения на основе цифр.
Из таблицы видна разница между управленческим и бухгалтерским учетом
Бухгалтерский учет фиксирует факт операций, которые уже свершились. Управленческий учет помогает планировать работу, просчитывать бизнес-идеи, а также дает возможность оценить экономический эффект от решений, которые хотят принять в компании. В задачи бухгалтерского учета такая работа не входит.
Например, если установить на тягач срок полезного использования таким, как рекомендуется в бухучете, будет одна сумма амортизационных отчислений и расходов каждый месяц. В управленческом учете срок полезного использования для суммы амортизационных отчислений можно отразить на более долгий срок, если понимаете, что в реальности тягач прослужит дольше.
Расходы конкретного периода снизятся, и это позволит создать более эффективную бизнес-модель. В результате можно установить более низкую цену на грузоперевозки, но такую, которая будет приемлема для компании с точки зрения прибыли. При этом важно понимать, что на движение денег это не повлияет.
Собственнику небольшой транспортной компании важно получать два управленческих отчета: движение денежных средств (ДДС) и отчет о прибылях и убытках (ОПиУ).
Отчет о движении денежных средств. Цель отчета ДДС — контролировать, откуда пришли деньги и на что их потратили. В таблице фиксируется фактическое движение денег и реальное назначение платежей. Отчет ДДС собирают с любой периодичностью, чаще всего ежемесячно.
С учетом законодательства в бухгалтерском учете не всегда может быть отражена реальная суть сделки, расходов, доходов, платежей и поступлений денег
В отчете ДДС потоки принято делить по видам деятельности:
→ операционная — всё, что относится к ежедневной деятельности, например выплата зарплаты, покупка канцелярских принадлежностей, поступления от клиентов;
→ инвестиционная — вложение денег в то, что принесет дополнительный доход компании. Например, размещение средств на вкладе, приобретение сцепки или ее продажа;
→ финансовая — любое внешнее финансирование. Например, получение кредита, выплата дивидендов.
Чтобы отчет ДДС был информативным, важно соблюдать три правила:
Пример отчета движения денежных средств: красным в нижней части таблицы показаны кассовые разрывы
Подробнее о кассовых разрывах рассказали в статье «Кассовые разрывы в грузоперевозках: откуда берутся, как прогнозировать и закрывать».
Отчет о прибылях и убытках. Цель ОПиУ — узнать о прибыльности бизнеса и оценить его эффективность. Отчет собирают один раз в месяц. Чтобы размер чистой прибыли по ОПиУ был достоверным, необходимо корректно учитывать выручку, расходы и использовать принцип соответствия.
Выручка — стоимость услуг, которые оказала транспортная компания. Посчитать можно по актам выполненных работ. Если клиенты оплачивали доставку наличными, нужно считать сумму оплаты за все рейсы.
Выручка в ОПиУ признается в месяце, когда компания выполнила услуги
Расходы — стоимость услуг, которые оказали контрагенты.
Расход в ОПиУ признается в месяце, когда контрагент выполнил услугу
Принцип соответствия позволяет соотнести расходы за определенный период и соответствующие доходы. Это дает понять, какое количество ресурсов необходимо привлекать, чтобы создать выручку.
Например, рейс начался 29 марта и закончился 2 апреля, стоимость — 300 000 рублей. Чтобы выполнить услугу, у компании были расходы на зарплату и суточные водителю, ГСМ, оплату стоянки и системы «Платон». Вне зависимости от того, когда компания понесла расходы по рейсу, чтобы посчитать прибыль, их нужно учесть в апреле, когда будет оказана услуга.
Прибыль с рейса = Выручка − Расходы, которые относятся к рейсу
Для удобства выручку и расходы в ОПиУ делят на группы: прямые переменные, производственные постоянные, административные, коммерческие, прочие доходы и расходы.
Пример, как разбиваются расходы и доходы по группам в ОПиУ
Такое деление по группам позволяет рассчитать маржинальный доход, валовую, операционную и чистую прибыль.
Маржинальный доход показывает эффективность продаж и ценообразования.
Маржинальный доход = Выручка − Прямые переменные расходы
Валовая прибыль говорит об эффективности работы производственного блока.
Валовая прибыль = Маржинальный доход − Производственные постоянные расходы
Операционная прибыль демонстрирует жизнеспособность бизнес-модели компании.
Операционная прибыль = Валовая прибыль − Административные расходы − Коммерческие расходы
Чистая прибыль — финансовый результат работы компании.
Чистая прибыль = Операционная прибыль + Прочие доходы − Прочие расходы
Чтобы сравнивать эффективность работы компании от месяца к месяцу, необходимо рассчитывать рентабельность, которая измеряется в процентах.
Рентабельность = Вид прибыли ÷ Выручка × 100%
Например, компания за рейс заработала 315 000 рублей, а расходы на него составили 127 605 рублей. Маржинальный доход получится 187 395 рублей, а рентабельность по маржинальному доходу — 59%.
Частота анализа отчетов зависит опыта собственника, потребностей бизнеса и от того, на каком этапе развития находится компания.,. Если ТК только вышла на рынок в новом регионе, где сложно прогнозировать результат, лучше делать это еженедельно. Бизнесу с крупными клиентами, устоявшейся позицией на рынке, с учетом опытных водителей — один раз в месяц или в квартал.
Отчет ДДС. Для чтения отчета необходимо понимать, что такое сальдо. Оно рассчитывается как поступления минусы платежи. Например, сальдо по операционной деятельности считается как поступления текущего месяца минус оплаты по операционной деятельности этого месяца. Сальдо бывает положительным и отрицательным.
Пример расчета сальдо по операционной деятельности в транспортной компании за два месяца. Так как оно положительное, бизнес генерирует достаточно денег, чтобы поддерживать работу, без учета других видов деятельности: платежей по кредитам и займам
Отчет следует оценивать от периода к периоду. Если в компании растет объем заказов, расходы на ГСМ и зарплату водителям тоже будут увеличиваться. Когда же затраты на ремонт становятся больше, следует оценить состояние автопарка. Возможно, стоит задуматься о его обновлении.
В случае с инвестиционной деятельностью отрицательное сальдо показывает, что компания вкладывает деньги в развитие, поэтому опасаться такого значения не стоит.
Сальдо по финансовой деятельности зависит от того, привлекаются или возвращаются заемные средства, поэтому показатель может быть как положительным, так и отрицательным.
В отчете ДДС важно отслеживать изменение денег за месяц. Положительное значение показывает, что компания зарабатывает больше, чем тратит, а отрицательное может говорить об обратном. Чтобы разобраться в этом, необходимо анализировать ДДС в связке с ОПиУ.
Например, по этому отчету изменение денег за месяц имеет отрицательную величину, поэтому собственнику следует разобраться, почему так происходит
Остатки денег на конец периода должны быть стабильными и достаточными, чтобы не допустить кассовых разрывов и покрывать риски. Если сумма уменьшается — это опасный тренд для бизнеса.
ОПиУ. Для анализа отчета будем использовать пример, который сгруппирован по блокам доходов и расходов.
Пример отчета о прибылях и убытках (ОПиУ) за три месяца
За три месяца выручка в компании выросла. Маржинальный доход тоже увеличился, что говорит об эффективном ценообразовании бизнеса. Рентабельность по валовой прибыли стала в разы больше, а значит, компания стала работать эффективнее. Операционная прибыль может быть отрицательной в период низкого сезона, а в грузоперевозках традиционно такой месяц — январь. Этим объясняется динамика в отчете.
Несмотря на положительную рентабельность по операционной прибыли в феврале, рентабельность по чистой прибыли отрицательная. Это говорит о том, что операционной прибыли не хватило, чтобы покрыть прочие расходы. Для компании важно, чтобы операционная прибыль не только была положительной, но и достаточной для покрытия прочих расходов.
По отчету видно, что компания в январе и феврале работала в убыток, а в марте наметилась положительная тенденция.
→ Управленческий учет предоставляет владельцам бизнеса точные данные о состоянии дел в компании, чтобы они могли принимать обоснованные и наиболее эффективные управленческие решения.
→ В УУ важно классифицировать расходы, чтобы рассчитать себестоимость перевозок, оценить прибыль и рентабельность бизнеса.
→ Собственник, управленец в бизнесе сами определяют набор показателей, форму и порядок ведения УУ для наиболее эффективного управления компанией.
→ В УУ два основных отчета: отчет о движении денежных средств (ДДС) и отчет о прибылях и убытках (ОПиУ). Важно анализировать их в связке друг с другом.
→ Цель отчета ДДС — контролировать, откуда пришли деньги и на что их потратили.
→ В отчете ДДС важно отражать реальное назначение платежей, не смешивать деньги бизнеса и личные, а также фиксировать операции, когда они свершились.
→ Сальдо по операционной деятельности должно быть положительным. Сальдо по инвестиционной деятельности может быть отрицательным. Сальдо по финансовой деятельности зависит от того, привлекаются или возвращаются заемные средства.
→ Цель ОПиУ — узнать о прибыльности бизнеса и оценить его эффективность. Правильный учет расходов в ОПиУ позволяет рассчитать достоверную чистую прибыль.
10791
1
0
