Cargo.Journal — интернет-журнал для опытных и начинающих грузоперевозчиков. Пишем о том, что помогает эффективнее управлять бизнесом, логистикой и автопарком.
Таблица, которая автоматически посчитает себестоимость кругового рейса. По результатам расчетов станет понятно, выгодно ли брать заказ. Пришлем на почту в течение получаса
Войдите в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
Зарегистрируйтесь в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
30282
0
0
Бизнес в грузоперевозках полностью завязан на логистике: от того, как компания ищет заказы, рассчитывает время в пути и строит маршруты, зависит ее возможная выручка. Но многие перевозчики не понимают, как оценить и повысить эффективность логистики. О том, какие цели ставить перед логистами и как мотивировать их работать лучше, поговорили с руководителем отдела логистики ТК «Автомарка» Дианой Лямзиной.
Логист — ключевое звено транспортной компании. Он участвует в тендерах, договаривается об условиях с заказчиком, строит маршруты и инструктирует водителей перед погрузкой и выгрузкой. Многие функции этих специалистов напрямую влияют на доход перевозчика.
→ Продажи. В зависимости от стратегии компании логист может участвовать в торгах или напрямую связываться с клиентами. Если сотрудник оперативно анализирует заявки и может договориться с заказчиком о выгодных обеим сторонам условиях, машины будут приносить перевозчику выручку. Если же логист будет назначать слишком низкие ставки за перевозку или упускать заявки, машина начнет «минусить» или просто встанет без работы.
→ Контроль транспорта. Хороший логист всегда знает, где находится машина и вовремя ли она приедет на погрузку/выгрузку. В противном случае техника может опоздать. Тогда ее отправят в конец очереди, и простой может затянуться на несколько суток, а это больше 100 тысяч рублей упущенной выгоды.
→ Взаимодействие с юристами. Когда компания планирует сотрудничать с новым контрагентом, именно логист связывается с юридическим отделом или внештатным специалистом для проверки заказчика. Если же логист пропустит этот шаг, возрастет риск стать жертвой мошенников и потерять не только деньги, но и чужой груз. Аналогично при ДТП: если логист не выяснит подробности у водителя и не свяжется с юристами, в будущем у компании могут возникнуть дополнительные сложности.
Как страховая компания спустя два года после ДТП предъявила регресс по КАСКО в размере 4 миллионов рублей, один из наших героев рассказывал в отдельной статье.
Бывает, что в компании работают сразу несколько логистов, и на первый взгляд все идет слаженно, но объем выручки и рентабельность рейсов постоянно падают. Чтобы оценить, насколько эффективно сотрудники выполняют свои обязанности, необходимо установить для них нормативы по ключевым показателям (KPI).
Основной показатель эффективности логиста — своевременность погрузок и выгрузок. Если техника опаздывает на склад, возрастает время простоев, рейсы становятся менее рентабельными. Логист должен выбрать оптимальный маршрут, точно рассчитать время в пути, опираясь на погоду и ситуацию на дорогах. А еще нужно договориться с клиентом и заранее передать ему все необходимые документы — иначе машину на погрузку просто не пустят. Поэтому для большинства перевозчиков важно установить целевой показатель по своевременности прибытия машины на склад — например, 90%.
Логистам можно устанавливать и дополнительные KPI, которые будут зависеть от индивидуальных задач перевозчика. Например, увеличить маржинальность, нарастить число клиентов или снизить дебиторскую задолженность. В таблице собрали возможные KPI для каждой из целей.
| Задача бизнеса | КР1 | Пример реализации |
| Увеличить маржинальность | Доля рейсов без задержки на погрузке/выгрузке | В 90% случаев машины должны приезжать на склад в четко отведенное для них время |
| Лимит времени простоев на складах | Общая продолжительность простоя техники из-за задержек на складах должна составлять не больше двух суток в месяц | |
| Доход минус расход | Стоимость каждого пройденного машиной километра после вычета трат на топливо и других расходов должна составлять не меньше 15 рублей | |
| Нарастить обороты | Число закрытых заявок | Каждый логист должен закрывать не меньше 20 заявок на перевозку в месяц |
| Число закрытых заявок с новыми клиентами | За месяц каждый логист должен заключить договор хотя бы с двумя новыми клиентами | |
| Объемы продаж | Логист должен за месяц заключить контракты минимум на 5 миллионов рублей | |
| Снизить дебиторскую задолженность | Вовремя оплаченные заявки | Процент своевременных оплат должен составлять не меньше 80% от общего числа |
Рассчитать правильные KPI поможет анализ деятельности вашей компании. Скажем, если полгода назад машины вовремя приезжали на склад в 70% случаев, а теперь этот показатель снизился до 50%, не стоит сразу ставить в качестве KPI стопроцентную своевременную погрузку. Для начала достаточно будет вернуть показатель к исходным 70%.
Еще один эффективный инструмент для расчета KPI — анализ рынка. Изучите, какие ставки предлагают конкуренты на вашем направлении; оцените, насколько велик спрос на технику. Это поможет рассчитать желаемые объемы продаж или цель по числу закрытых заявок в месяц.
Грамотно выстроенная система KPI помогает оценить эффективность работы логистов и лучше контролировать процессы. Но прежде чем требовать от сотрудников выполнения целевых показателей, нужно сформировать схему работы с ними.
→ Донесите задачи до сотрудников. Объясните каждому специалисту, каких результатов должна достичь компания и что для этого должен сделать он сам. Обозначьте реальные и желаемые цифры. Скажем, сегодня больше половины клиентов задерживают деньги за перевозку, а в следующем месяце показатель своевременных оплат должен увеличиться до 70%. Для этого логист должен будет заранее звонить заказчикам и напоминать о долге.
Рассказывать о планах компании и ставить задачи логистам можно на еженедельных планерках. Правда не всем сотрудникам достаточно общих встреч, чтобы понять принцип работы: кому-то не хватает опыта, а кто-то стесняется задавать вопросы. С такими специалистами старшему логисту или руководителю компании стоит проводить дополнительные личные встречи: они не отнимут много времени, зато могут существенно повысить производительность.
→ Контролируйте выполнение KPI. Если вы устанавливаете целевые показатели на месяц или более длительный срок, то стоит добавлять к ним и промежуточные KPI — например, показатели по итогам каждой недели. Так, если план у логиста — заработать для компании миллион рублей за месяц, то к 15 числу он должен принести перевозчику 500 тысяч, а к 20 числу — 700 тысяч. Регулярная проверка результатов работы сотрудников поможет заблаговременно выявить проблему, а не ждать отрицательных показателей конца квартала.
Но не стоит слишком усердствовать с проверками. Ежедневный контроль отвлекает от работы и руководителей, и линейных сотрудников. К тому же он не всегда показателен: в компаниях, работающих с длинными рейсами, логисты не заключают сделки каждый день, зато один контракт может закрыть половину месячного плана.
→ Анализируйте, почему KPI не выполнены. Обязательно ищите причины, по которым логисты не достигают целевых показателей: проверяйте журнал учета опозданий, прослушивайте телефонные разговоры логистов с клиентами. Нередко причина отклонения от KPI заключается в неопытности конкретного сотрудника. Но сказываться могут и сезонное падение рынка или ваши собственные нереалистичные прогнозы и ожидания. В обоих случаях KPI стоит скорректировать.
Чтобы стимулировать улучшение ключевых показателей работы логистов, необходима финансовая мотивация сотрудников. Основной инструмент мотивации — премии и бонусы, привязанные к выполнению KPI. Это сделает логистов лично заинтересованными в успешности бизнеса перевозчика: чем больше выручка, чем меньше задержек и выше рентабельность рейсов, тем больше и зарплаты.
Как рассчитать объем бонусной части
Возьмите среднюю зарплату логиста в вашем регионе — скажем, 150 тысяч рублей — и оцените, какую часть этой суммы вы готовы направить на фиксированную зарплату сотрудника. Обычно она составляет 50%. Если оклад значительно меньше, логисты просто побоятся устраиваться к вам на работу, но если он будет слишком большим, премия перестанет быть серьезной мотивацией для сотрудников.
Далее выберите KPI, за которые будете награждать логистов. Чем важнее показатель для компании, тем больший бонус за него можно дать. Вот как это может выглядеть:
→ +2 тысячи рублей — привлечение одного клиента;
→ +20 тысяч рублей — выполнение плана по объему заключенных контрактов;
→ +25 тысяч рублей — удержание рентабельности рейсов в пределах KPI;
→ +30 тысяч рублей — дополнительная премия лучшему сотруднику месяца.
Эффективнее мотивировать логистов поможет конкуренция. Сделайте таблицу с достижениями каждого члена команды и бонусами, которые будут им начислены. Важно, чтобы доступ к ней был у всех логистов. Для этого подойдет отдельный рабочий стол в программе 1С или обычная маркерная доска в офисе. Дополнительно можно формировать рейтинги сотрудников — например, по числу или объему закрытых заявок. Сравнивая свои результаты с показателями коллег, специалисты будут стремиться улучшить их, чтобы не только больше заработать, но и повысить свой статус в коллективе.
Прозрачная система мотивации поможет также избежать конфликтов в офисе. Сотрудники часто обсуждают друг с другом размер вознаграждений, и различия в зарплатах и премиях могут вызывать недовольство. Если же сотрудники смогут самостоятельно проверять, за что они или их коллеги получили дополнительный бонус, вопросов к руководству станет значительно меньше.
→ Определите параметры KPI. В зависимости от задач бизнеса установите дополнительные требования к логистам, помимо своевременной погрузки/выгрузки. Среди дополнительных KPI могут быть число закрытых заявок со всеми или только с новыми клиентами, стоимость пройденного машиной километра, объемы продаж или количество вовремя оплаченных заявок.
→ Объясните сотрудникам их задачи. Каждый специалист должен четко понимать, какую цель он должен достичь. Для этого можно проводить еженедельные общие планерки или личные встречи.
→ Проводите промежуточный мониторинг результатов. Выполнение KPI стоит проверять раз в неделю. Это поможет заблаговременно определить, все ли сотрудники справляются с задачами.
→ Установите объем бонусов за выполнение плановых показателей. При расчете оклада можно ориентироваться на среднюю зарплату логиста по рынку. Тогда сумма фиксированной зарплаты и бонусов должна быть примерно равна усредненному показателю — например, 150 тысячам рублей. Оптимальный объем премии — 50% от этой суммы.
→Обеспечьте прозрачность системы мотивации. Не стоит скрывать от сотрудников, какие бонусы и за что получают их коллеги. Это поможет руководству избежать лишних вопросов и недовольства, а еще разовьет в коллективе конкуренцию и стремление к лучшим результатам.
30282
0
0
