Как грузоперевозчику отдать бухгалтерию на аутсорс

Оцените, нужен ли вам аутсорсинг бухгалтерии

В автотранспортных компаниях с несколькими сцепками руководители нередко самостоятельно справляются с немногочисленными бухгалтерскими задачами. Но по мере развития компании нагрузка возрастает, и встает вопрос о том, чтобы делегировать эту часть работы специалисту. С января 2025 года даже в небольших компаниях на УСН ведение бухгалтерии заметно усложнится, так как они должны будут платить НДС, в расчете которого много нюансов.

Бухгалтер в штате будет экономически оправдан при условии, что задач в компании достаточно для его полной занятости. Если масштаб бизнеса еще не так велик, есть смысл задуматься об аутсорсинге. В этом случае вы сможете оплачивать только объем фактически выполненных бухгалтером задач. Кроме того, вам не придется уплачивать страховые и пенсионные взносы, поскольку вы не будете выступать в роли работодателя. 

На аутсорс можно передать практически все задачи, кроме тех, где требуется присутствие исполнительного органа (предпринимателя, директора), а также подписания документов. Но даже в этом случае есть варианты, например, действия бухгалтера по доверенности. Часто компании имеют своего бухгалтера/главного бухгалтера и параллельно пользуются аутсорсинговыми услугами. К примеру, можно передать на аутсорс расчет заработной платы и кадровый учет, поскольку процесс начисления заработной платы и соблюдения кадрового законодательства трудоемкий и требует специальных навыков.

При грамотной организации бухгалтерия на аутсорсе не будет отличаться от штатной. Возможны нюансы во взаимодействии или в хранении документов, но все это решаемо. 

Определитесь, кто вам нужен: бухгалтер вне штата или аутсорсинговая компания

При передаче бухгалтерских задач на аутсорс есть две опции. Первая — найти стороннего бухгалтера. Как правило, такие специалисты «ведут» несколько компаний и работают в статусе самозанятого. Вторая — воспользоваться услугами специализированной компании, которая возьмет на себя самые разные задачи: от кадрового администрирования до взаиморасчетов с контрагентами. 

Бухгалтер вне штата подойдет вам, если объем задач в компании не оправдывает содержание постоянного сотрудника. Расходы на оплату труда внештатного бухгалтера будут ниже как минимум на треть в связи с неполной занятостью и отсутствием необходимости уплачивать налоги и взносы за этого сотрудника: самозанятый специалист делает это самостоятельно.

При этом внештатный бухгалтер — это определенные риски, связанные с человеческим фактором. Такой специалист может перестать выходить на связь в самый ответственный момент. Или вы внезапно обнаружите что сроки сорваны, а отчетность в ФНС не подана. Выход один: искать сотрудника с безупречной репутацией или по рекомендациям, которым вы доверяете.  

Обращаясь в аутсорсинговую компанию, вы получаете не одного специалиста, а целую команду, где каждый сотрудник выполняет свои обязанности. Это обеспечивает непрерывную работу бухгалтерии — отпуска, больничные и увольнения сотрудников не влияют на процесс, поскольку внутри команды все взаимозаменяемы. Контроль за сроками и выполнением задач тоже ведется внутри команды, что снимает с вас головную боль, а ответственность за ошибки фиксируется в договоре. Из минусов — отсутствие личного контакта со специалистом, который ведет ваши дела.

Стоимость услуг таких компаний зависит от объема ваших задач, и зачастую это обходится не дороже, а порой даже дешевле затрат на штатного бухгалтера. Существуют компании, которые ориентированы на бухгалтерское обслуживание ИП и небольших ООО. Такая опция есть и в банках, которые работают с предпринимателями.