Экспедиционной компании «Элма Транс» 9 лет. За это время соучредителям удалось собрать пул постоянных клиентов, выстроить команду и открыть несколько офисов в Москве и Московской области. Следующий шаг — создание своего автопарка.
Таблица, которая автоматически посчитает себестоимость кругового рейса. По результатам расчетов станет понятно, выгодно ли брать заказ. Пришлем на почту в течение получаса
Войдите в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
Зарегистрируйтесь в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
До создания «Элма Транс» мы работали в экспедиционной компании: мой партнер логистом, а я — менеджером. В один прекрасный момент мы поняли, что хотим и дальше двигаться в этом направлении, но уже накопили достаточно опыта для самостоятельной работы. Так мы решили открыть свою экспедиционную компанию.
У нас уже были определенные наработки: контакты проверенных водителей со своими машинами и клиентов, которые хотели сотрудничать именно с нами. Мы занялись постепенным расширением пула заказчиков. Первый год работали вдвоем, распределив роли в соответствии с нашим опытом: партнер взаимодействовал с водителями, а я — с клиентами. Через год мы сняли небольшой офис и начали набор сотрудников.
Сейчас я выполняю функции коммерческого директора «Элма Транс», мой соучредитель — гендиректор. Всего в компании 18 сотрудников. Головной офис с отделом логистики и отделом продаж находится в Москве. Недавно мы открыли филиалы в двух городах Московской области, Жуковском и Железнодорожном — там расположены отделы продаж. Решили создать офисы за пределами Москвы, чтобы людям не пришлось тратить время на дорогу. Оказалось, это отличный способ закрыть вакансии — для многих сотрудников важно местоположение. Таким образом мы набрали две команды продажников и сейчас ищем новых логистов для «баланса сил».
У нас около 90 постоянных клиентов. Есть те, кто пользуется нашими услугами постоянно, другие заказывают машины 2–3 раза в месяц. Наш оборот на данный момент составляет 30–40 заказов в день. Возим все, кроме опасных, сыпучих и наливных грузов, на машинах от 1,5 до 20 тонн. Чаще всего доставляем продукты питания, стройматериалы, медикаменты, шины и диски.
В основном мы перевозим грузы по Москве и Московской области — именно на эти маршруты нужен транспорт большинству наших постоянных клиентов. В регионы грузы отправляем реже, но ни от каких заказов не отказываемся: под любой запрос находим решение.
Новых клиентов ищем через интернет, этим занимается отдел продаж. Основной инструмент — холодные звонки. Менеджеры находят контакты компаний, предлагают наши услуги, заключают договоры. Мы работаем только с юридическими лицами, в основном на долгосрочной основе. Разовые перевозки для физлиц нам не интересны.
ATI.SU для поиска клиентов не пользуемся, а вот транспорт там ищем довольно часто. Мы стараемся и с перевозчиками работать на постоянной основе — у нас заключены договоры с собственниками транспорта. Но при острой нехватке или в новых для нас направлениях биржа выручает.
Чтобы упростить и ускорить процессы, внедряем сервисы для автоматизации — пробуем программы с разным набором опций. Нам нравится TransTrade — в ней есть функции для бухгалтерии, работы с заказчиками и клиентами. Для постановки задач и взаимодействия между логистами и менеджерами используем YouGile. Пробовали Битрикс, Мегаплан, разные CRM-системы, но пока ни на чем конкретном не остановились.
Читайте подробнее, как грузоперевозчику автоматизировать бизнес-процессы: перечисляем лучшие сервисы
Нам казалось, что управлять бизнесом будет проще — не ожидали такого количества рутины. Самым сложным оказалось построение команды. Сотрудники — основа любой компании, но, как выяснилось, найти компетентных специалистов очень непросто. Со временем мы научились с этим справляться — стали больше присматриваться к людям на старте и уделять много времени обучению тех, кто только пришел.
Примерно через три года после начала работы мы оказались в непростой ситуации: нам пришлось расстаться со всеми сотрудниками. Произошло это буквально в течение недели. Кто-то ушел сам, с кем-то прекратили работу по нашей инициативе, потому что люди просто не справлялись. Мы снова оказались с партнером вдвоем в офисе и стали набирать команду. Было трудно, но со временем поняли, что все к лучшему. Если люди не справляются, работают не на своем месте, им проще уйти и не мучить ни себя, ни нас. Но еще раз пережить такую ситуацию не хотелось бы.
Еще одна сложность в нашем деле — кассовые разрывы. С водителями мы рассчитываемся за каждый рейс, а у клиентов срок оплаты больше. С каждым из них у нас своя договоренность: кто-то платит через неделю, кто-то — через месяц. Еще пару лет назад часто случались задержки — приходилось писать должникам, требовать деньги, грозить судом. Сейчас таких клиентов нет, поэтому и кассовые разрывы случаются редко. Чаще всего удается планировать бюджет наперед.
Предотвратить кассовые разрывы поможет платежный календарь. Смотрите подробную инструкцию, как его заполнить
Мы как экспедиторы работаем с ИП или самозанятыми, которые одновременно являются собственниками транспорта и сидят за рулем. С несобственниками договор не заключаем: чем меньше цепочка, тем нам проще. Стараемся работать на долгосрочной основе с проверенными перевозчиками, с некоторыми сотрудничаем на протяжении всех девяти лет существования компании.
Новых водителей проверяем через службу безопасности. Ребята изучают данные по ИП, водителю, собственнику, долгам, машине (штрафы, угоны, VIN-номера). Надо сказать, многие кандидаты не проходят, отсев большой. Как бы нам ни был нужен транспорт, в подозрительных случаях мы не заключаем договор на перевозку. Машина с рисками — это чревато.
В момент погрузки и разгрузки водитель — лицо нашей компании. Если приходит новый клиент, в первые рейсы отправляем водителей, которых знаем, с кем работали, чтобы они показали нас в лучшем свете. Случается, что водитель на заключении договора показался вполне адекватным, проверку безопасности прошел, а на выгрузке всех обматерил и создал конфликтную ситуацию. Мы разбираемся, разговариваем — всякое бывает. Но если подобные ситуации повторяются, работу с перевозчиком не продолжаем — репутация компании дороже.
Каждый клиент может работать напрямую с перевозчиками — существуют биржи и другие площадки, на которых несложно найти машину. Но многие выбирают экспедиторов, несмотря на более высокую стоимость: надбавка составляет порядка 10%, в зависимости от компании, машины и маршрута. Я вижу несколько причин:
→ Экспедитор берет на себя функции логиста. Чтобы работать с перевозчиком напрямую, нужно найти машину, заключить договор, согласовать погрузку/выгрузку, контролировать процесс перевозки и разруливать возникающие трудности. Это может делать логист, но если такого человека в компании нет, его заменяет экспедитор. Клиент может быть спокоен, зная, что машина приехала, загрузилась, уехала и разгрузилась. Все вопросы с документами тоже закрываем мы. Если что-то случилось — сломалась машина, заболел водитель, — решим проблему: найдем другой транспорт и доставим груз до клиента.
→ Экспедитор выручает, когда клиенту нужно, к примеру, 5 машин одновременно в разных направлениях. Мы составляем «пакетное предложение», куда входит поиск и подбор машин от разных перевозчиков, оформление документов и вся необходимая координация. То есть снимаем с клиента головную боль и вопросы, решение которых потребовало бы от заказчика гораздо больше времени и средств.
→ За других экспедиторов поручиться не смогу, но лично мы очень гибкие. Иногда клиенты «переобуваются» на ходу: сегодня ему нужна Газель, завтра — пятитонник, послезавтра — фура. Мы подстраиваемся под все капризы и пожелания и подбираем вариант, который будет полностью соответствовать потребностям клиента. Готовы идти на уступки, а если что-то не получается, ищем замену — даже в убыток себе. Для нас каждый клиент очень важен.
→ По желанию клиента мы можем застраховать груз. Расходы за страховку несет заказчик, но мы можем оплатить ее сами и потом включить стоимость в общий счет за перевозку. Если груз не застрахован, ответственность за повреждения берем на себя и компенсируем их стоимость клиенту. Но надо сказать, что происшествия случаются довольно редко.
Многие клиенты работают только с теми компаниями, у кого есть свой автопарк. Для них важно, чтобы у перевозчика были машины в собственности, пусть даже их конкретную перевозку будет осуществлять сторонний транспорт. С некоторыми компаниями мы не смогли работать именно по этой причине и понимаем, что упустили довольно много возможностей.
Покупку первой машины мы обсуждали несколько лет подряд, но каждый раз откладывали. Опасались, что не справимся: вложим деньги в лизинг, и будет тяжело. А после каждый раз думали: надо было брать в прошлом году, сейчас уже невыгодно. На данный момент мы решились, несмотря на ключевую ставку — и будь что будет. Планируем взять одну машину и посмотреть, что из этого получится. Рассматриваем ГАЗель NEXT грузоподъемностью 3 тонны.
Если бы можно было вернуться в начало нашего пути, я взял бы машину сразу. Сейчас смотрю коммерческие предложения лизинговых компаний от 2017 года и очень жалею, что этого не сделал. Если бы тогда, на тех условиях мы купили свои машины, сейчас было бы гораздо легче.
Я понимаю, что собственный автопарк — это непросто, и проблем он нам принесет не меньше, чем прибыли. Но мы делаем ставку на крупных клиентов, которые смогут с нами работать на больших объемах, а еще считаем, что масштабироваться в любом случае нужно. Этого хотим и мы, и наши сотрудники, которые выросли в руководителей отделов и готовы расти дальше.
В мечтах у меня иметь свой большой автопарк, собственный склад хранения, возить сборные грузы и выйти на мультимодальные перевозки. Планов много — и мы идем к цели. Медленно, но верно, несмотря на все препятствия и кризисы.