Cargo.Journal — интернет-журнал для опытных и начинающих грузоперевозчиков. Пишем о том, что помогает эффективнее управлять бизнесом, логистикой и автопарком.
Таблица, которая автоматически посчитает себестоимость кругового рейса. По результатам расчетов станет понятно, выгодно ли брать заказ. Пришлем на почту в течение получаса
Войдите в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
Зарегистрируйтесь в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
1509
0
0
Платежный календарь — инструмент управленческого учета, который помогает планировать поступления и платежи. Он представляет собой таблицу с графиком, на котором указано, когда и сколько денег придет или уйдет.
Платежный календарь нужен, чтобы предупредить собственника о кассовом разрыве. В него вносят все предстоящие платежи и поступления, и таблица подсчитывает остаток денег на начало и конец каждого дня. Если предполагаемая сумма платежей за день больше, чем остаток на начало дня плюс поступления, то остаток на конец дня будет отрицательным, а строка станет красной. Значит, в этот день компанию ждет кассовый разрыв.
Как правило, без платежного календаря оплата счетов происходит бессистемно и хаотично. Это выглядит так: компания копит счета, потом рассчитывается один из клиентов и директор оплачивает то, что первым подвернется под руку. Например, счет от первого вошедшего в кабинет сотрудника или поставщика, который позвонил и накричал. При этом не факт, что первый попавшийся счет был срочным или жизненно необходимым для компании. Из-за этого платежа может не хватить денег на что-то важное вроде зарплаты, и тогда компания попадет в кассовый разрыв.
Вот как это работает: есть счет от поставщика, который можно оплатить в течение двух недель, а есть зарплата сотрудников — ее нужно выплатить завтра. Прямо сейчас денег хватает только на что-то одно. Тут звонит поставщик и говорит: «Срочно оплатите счет!». Если действительно это сделать, то денег не хватит на зарплату, и компанию ждет кассовый разрыв. Поэтому стоит посмотреть в платежный календарь и ответить поставщику: «У меня по договору отсрочка еще 2 недели, вот в течение 2 недель я этот счет и оплачу».
Без платежного календаря собственник бизнеса вынужден постоянно тушить пожары, а времени на развитие не остается. Владельцу некогда ставить цели по развитию компании — он занят постоянным поиском денег то на зарплату, то на лизинг.
Чтобы такая хаотичная работа не помешала вашей компании, мы подготовили шаблон платежного календаря — его можно скачать ниже, зарегистрировавшись на сайте.
Заполните платежный календарь в три шага:
1. Введите дату старта и начальный остаток денег. Потом остатки и даты будут заполняться автоматически.
2. Внесите списания: по ним понятно, когда и сколько денег должно быть на счетах компании, чтобы не попасть в кассовый разрыв.
3. Внесите поступления: клиенты не всегда платят тогда, когда обещали — платежный календарь помогает систематизировать отношения с ними в плане оплат.
После такого алгоритма возникает логичный вопрос: как запланировать списания. Тут все просто — откройте ОДДС за прошлые месяцы, найдите все регулярные платежи и внесите их в календарь. Например, аренду, зарплату, оплату лизинга. Остальные платежи придется вносить, когда сотрудники принесут счета.
Когда я начала вести платежный календарь в своей компании, то первое, что я сделала — попросила сотрудников приносить счета заранее, чтобы у меня было время вписать платеж в календарь и запланировать оплату. Потом я стала задавать сотрудникам вопросы об этих счетах: «До какого числа нужно оплатить счет?», «Почему это нужно купить?», «Сколько эта услуга или товар стоит у других поставщиков?». Вопросы помогли мне систематизировать платежи: сотрудники начали чувствовать свою ответственность за выбор поставщика, и в целом суммы по входящим счетам стали уменьшаться.
Елена Рендаревская,
Предприниматель и эксперт по корпоративным финансам
Следующий вопрос: как запланировать поступления. Чтобы запланировать поступления, нужно знать, когда клиенты оплатят заказы, а это могут выяснить те, кто с ними общается, — менеджеры по продажам или логисты. Эти сотрудники должны каждый день передавать информацию о том, когда клиенты переведут деньги, поступили сегодняшние платежи или нет. И если нет, то на какое число перенесли оплату. Если в календаре записано, что платеж должен был поступить, а его нет, нужно поговорить с клиентом и выяснить, когда он заплатит, а потом перенести платеж в календаре на эту дату.
На то, что клиенты ответят сотрудникам компании, напрямую влияют условия оплаты в договоре. По идее, договор нужно тщательно обдумать и обсудить с юристом, но для составления платежного календаря нас интересует несколько конкретных моментов:
→ Есть ли в договоре требование об обязательной предоплате услуг? Это важно для понимания финансовой ответственности обеих сторон.
→ Какой срок отсрочки платежа предусмотрен? Некоторые грузоперевозчики предлагают отсрочку до двух месяцев — это удобно для клиентов, но важно учитывать, как это влияет на финансовые потоки компании.
→ Какие штрафные санкции ждут сторону, которая нарушит условия договора? Необходимо прописать возможные последствия, чтобы избежать недоразумений.
Если грузоперевозчик предоставляет клиентам долгую отсрочку платежа, а сам берет кредиты для выплаты зарплаты, это ставит под угрозу устойчивость компании. В таких ситуациях целесообразно пересмотреть условия договора, чтобы они стали более сбалансированными и удобными для всех сторон.
Конечно, платежный календарь не получится составить, если работники приносят счета в последний момент и не знают, когда клиенты оплатят услуги. Поэтому важно поговорить с сотрудниками, объяснить им, зачем нужен платежный календарь, почему важно заранее приносить счета и уточнять срок оплаты у клиентов.
Итак, представим, что мы заполнили платежный календарь и увидели, что компанию ждет кассовый разрыв. Что делать? Например, мы составили платежный календарь на период с 19 по 31 марта. На скриншоте видно, что 26 марта компании не хватает 677 тысяч рублей, чтобы выплатить зарплату и лизинг.
Прозвонить клиентов, которые должны были оплатить заказы, но еще этого не сделали. В компании должен быть понятный алгоритм работы с дебиторской задолженностью: когда нужно прозвонить должников, когда — отправить досудебную претензию, а когда — обратиться в суд. В этом примере мы позвонили клиенту номер 5 и он сказал, что заплатит 24 марта 150 тысяч. Эту сумму можно внести в платежный календарь.
Позвонить клиентам, которые хотели оплатить позже, и предложить им оплатить раньше. Например, предложить взамен скидку на заказ, если это возможно. В примере на скриншоте клиент номер 3 сказал, что перечислит 500 тысяч не 29, а 25 марта. Благодаря этому кассовый разрыв удалось сократить до 27 тысяч.
Договориться об отсрочке с теми, кому компания должна заплатить. Лучше самим позвонить поставщику или арендодателю, а не ждать, когда контрагент разозлится и станет требовать деньги прямо сейчас. Однако есть платежи, которые ни в коем случае нельзя задерживать:
→ Зарплата: если ее не выплатить вовремя, сотрудники начнут возмущаться и паниковать. Пойдут увольнения, а найти хороших работников непросто.
→ Налоги: если не оплатить их вовремя, у компании испортится репутация — это можно посмотреть в программах для проверки контрагентов. Не все клиенты рискнут обратиться к неблагонадежному перевозчику.
→ Кредиты и лизинги: задержки при оплате займов портят кредитную историю компании.
В примере мы позвонили арендодателю и перенесли оплату аренды с 25 на 31 марта, а от потенциального кассового разрыва осталось 2 100 рублей.
Подключить овердрафт. Этот вариант лучше применять только в крайнем случае, если разница между выплатой и поступлением не превышает неделю. На любые кредиты банк начисляет проценты, а из-за них сократить кассовый разрыв становится еще сложнее. В примере мы решили перестраховаться — взяли у банка 210 тысяч рублей 25 марта и запланировали их вернуть 31 марта, потому что 30 числа получим оплату от клиента номер 4.
1. Заполните остаток денег на начало ведения платежного календаря.
2. Посмотрите списания за прошлые месяцы в отчете ДДС.
3. Сразу впишите списания, дату и сумму которых знаете заранее.
4. Заполняйте остальные списания, когда сотрудники будут приносить счета.
5 Выясните, когда клиенты планируют оплачивать заказы.
6. Внесите план поступлений в календарь.
7. Проверьте, не попадет ли компания в кассовый разрыв.
8. Если попадет — прозвоните клиентов и поставщиков, а в крайнем случае подключите овердрафт.
Если заполнять платежный календарь каждый день по 5–10 минут, вы увидите кассовые разрывы заранее и сможете их избежать: прозвонить клиентов, попросить поставщиков отсрочить платеж или, в крайнем случае, подключить овердрафт.
