Топливные карты помогают грузоперевозчикам покупать дизель и газ со скидками, а еще они уменьшают налоговую нагрузку и упрощают работу бухгалтеров. Разбираемся, за счет чего это происходит.
Бухгалтерам легче вести учет
Компаниям, которые занимаются грузоперевозками, необходимо отслеживать затраты на топливо. Бывает, организации требуют, чтобы водители сдавали чеки, но это долгий, трудный и в большинстве случаев неэффективный способ. Например, водитель ежемесячно приносит бухгалтерам авансовый отчет с 20–40 чеками с АЗС. Для обработки документов и внесения их в систему учета у специалиста может уйти больше часа. А ведь зачастую в штате организации 30–50 водителей. Чтобы обработать от них все авансовые отчеты, придется потратить десятки часов.
С топливными картами бухгалтерам будет намного проще работать, потому что им не придется тратить время и силы на отражение чеков в отчетной документации. Компания, которая выпустила топливную карту, будет присылать через систему электронного документооборота все нужные документы:
- универсальные передаточные документы (УПД);
- акты сверки;
- подробные ежемесячные отчеты;
- счета-фактуры для авансовых платежей.
В документах будет указано, какое количество топлива купил каждый водитель, общие расходы, размер скидок. На обработку всей этой информации уйдет всего пара минут.
Экономить будут даже организации, которые пользуются услугами бухгалтеров на аутсорсе. Внештатные сотрудники тратят меньше времени на оформление документов, а значит, стоимость их услуг снижается.
Можно экономить благодаря налоговому вычету на НДС
Все компании и ИП, которые применяют общую систему налогообложения, имеют право подать заявку на вычет по НДС — налог на добавленную стоимость. Это помогает снизить финансовую нагрузку на бизнес и экономить каждый месяц.
Иногда владельцы АЗС и поставщики топливных карт не зарегистрированы как плательщики налога на добавленную стоимость. Другие отправляют документы с ошибками в цифрах или некорректными данными юрлица. Из-за этого компания не может получить вычет по НДС. Чтобы избежать проблем, проверяйте, сможет ли контрагент оформить НДС без ошибок, и не работайте с перекупщиками топливных карт: через них вычесть НДС может быть невозможно.
Снижается риск взяточничества
Владельцы автопарка часто сталкиваются с воровством горючего. Минимизировать кражи получится с помощью топливной карты. Компания, которая ее выпустила, предоставит личный кабинет, где вы сможете установить лимиты на заправку, проанализировать объемы потребления горючего, отследить средние расходы и цены на автозаправочных станциях. Это помогает контролировать водителей и делает затраты на топливо более прозрачными.
