Cargo.Journal — интернет-журнал для опытных и начинающих грузоперевозчиков. Пишем о том, что помогает эффективнее управлять бизнесом, логистикой и автопарком.
Таблица, которая автоматически посчитает себестоимость кругового рейса. По результатам расчетов станет понятно, выгодно ли брать заказ. Пришлем на почту в течение получаса
Войдите в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
Зарегистрируйтесь в Cargo.Journal
Доступ к скрытым материалам, комментариям и папке «Избранное» — только для постоянных читателей журнала
9546
0
0
Перевозчики часто отдают ведение бухгалтерии на аутсорсинг либо вникают в эти вопросы минимально, и это работает, пока движение денег идет предсказуемо. Однако непонимание того, как строится финансовое планирование, а также непредвиденные расходы могут привести к кассовому разрыву. Перевозчику придется экстренно искать источники финансирования, чтобы перекрыть нехватку оборотных средств. Разбираемся, как не допустить кассовых разрывов и что делать, если такая ситуация произошла.
Кассовый разрыв — это временный недостаток средств для ведения текущей деятельности и совершения обязательных платежей. Ключевое здесь — «временный» и «обязательных».
Регулярное движение денег выглядит так: входящий остаток плюс поступления минус выплаты. Если итоговая величина оказывается меньше нуля — это и есть кассовый разрыв. Он возникает, если часть входящих платежей задерживается — скажем, заказчик не платит в установленный срок. Либо у перевозчика появляются незапланированные расходы и приходится срочно изымать деньги из оборота — например, на дорогостоящий внеплановый ремонт техники.
Кассовый разрыв не то же самое, что убыток. Кассовый разрыв происходит в моменте и может образоваться даже в прибыльном бизнесе. Убытком же является ситуация, когда транспортная компания постоянно работает в минус.
Кассовый разрыв напрямую отражается на бизнесе грузоперевозчика и сразу же влечет за собой цепочку последствий. Недостаточно оборотных средств — нет возможности оплатить топливо, купить запчасти, выдать зарплату водителям. Из-за этого машины не уходят вовремя в рейс. Это тянет за собой перебои с оплатами от клиентов — прибыльность бизнеса проседает, оборотных средств не хватает. Круг замыкается, кассовый разрыв увеличивается.
Если у грузоперевозчика не сформирована база постоянных клиентов, ситуация с кассовыми разрывами для него может оказаться критичной. Есть обязательные платежи, которые просто нельзя отодвинуть: например, неуплата налогов приведет к проблемам с налоговой службой, а просроченный лизинг повлечет за собой серьезные штрафы со стороны лизинговой компании, вплоть до расторжения договора и изъятия техники, что в итоге поставит весь бизнес перевозчика под угрозу.
К обязательным относятся платежи, на размер которых, как и на сроки уплаты, перевозчик не может повлиять и от которых напрямую зависит работа компании. Сюда относятся налоги, лизинговые платежи, выплата зарплаты сотрудникам, аренда офиса и т. д.
Случается, что перекрывать кассовые разрывы собственнику приходится личными активами, и, если выйти из ситуации не удается, он вынужден полностью закрывать бизнес, в который вложил столько денег и сил.
Перевозчик может решить вопрос кассовых разрывов, привлекая стороннее финансирование. Но вместе с этим будут увеличиваться и его затраты — как раз на сумму процентов за пользование привлеченными средствами. А поскольку процентная ставка высокая, такие заимствования обходятся перевозчику очень дорого. Другими словами, кредит придется отдавать, значит, нужно достать на это дополнительные деньги. Высокая конкуренция на рынке не позволит повысить стоимость грузоперевозок и тогда собственник бизнеса будет вынужден снизить свою маржу.
Одна из частых ошибок заключается в том, что многие перевозчики расценивают кассовый разрыв как разовую историю, однако проблема может повторяться. Избежать этого поможет понимание причин кассовых разрывов и грамотное финансовое планирование.
Отсутствие планирования и ошибки при формировании бюджета. Это самая очевидная причина и самая частая. Новичкам в бизнесе грузоперевозок может не хватать опыта, а небольшие транспортные компании опираются на стабильный пул заказчиков и предсказуемые платежи. Если появляется много новых заказчиков и они переносят сроки доставки, частично отказываются от нее либо вовсе уходят, перевозчику приходится менять и график платежей.
Просроченные платежи. Поскольку в грузоперевозках принята постоплата, деньги за выполненный рейс перевозчик может получить нескоро — лишь спустя несколько недель. Но даже в этом случае заказчики часто нарушают свои обязательства и не платят в установленный срок.
Непредвиденные расходы. Например, компания получила крупный штраф за нарушение договора перевозки. Или сцепка попала в серьезное ДТП, а значит, потребуется дорогостоящий ремонт. Даже если страховка покроет расходы, ждать выплаты, скорее всего, придется долго, а вот отправить машину в рейс нужно быстро, чтобы не тормозить операционную деятельность и продолжать зарабатывать. Примеры могут быть самые разные. Объединяет такие случаи одно: незапланированные срочные расходы при отсутствии финансового резерва.
Снижение спроса — сезонное или ситуативное. Примером такой ситуации может стать пандемия в 2020 году, когда спрос на грузоперевозки резко упал. Многим перевозчикам пришлось менять цепочки работы с заказчиками и операционные процессы в компании.
В кризисные периоды вероятность кассовых разрывов подстегивают высокая инфляция, рост цен на топливо и повышение зарплатных ожиданий водителей. Затратная часть резко идет вверх, а маржа снижается.
Планировать бюджет и вести график платежей. Важно разделять оперативное и долгосрочное планирование.
Долгосрочное планирование представляет собой бюджет движения денежных средств (ДДС). Такой бюджет содержит укрупненные данные и обычно составляется на год. В него включают поступления от операционной, финансовой и инвестиционной (если есть) деятельности компании, предстоящие затраты, а также количество денег на конец периода.
На основе ДДС на каждый месяц составляется платежный календарь, это максимально конкретный перечень платежей. Вести платежный календарь можно в Excel. В таблице указывают все предстоящие на каждый день поступления и платежи с указанием контрагентов, сумм и сроков оплаты. В таблице видны все поступления и выбытия, а в нижней части таблицы — либо «плюс», либо «минус» по остатку денежных средств. Задача — сделать так, чтобы входящие и исходящие потоки денежных средств были сбалансированными. Например, если деньги от заказчика пришли 10-го числа, то оплачивать поставщикам можно 11-го числа. Если же оплатить поставщику 9-го числа, случится кассовый разрыв.
Пример таблицы движения денежных средств: красным в нижней части таблицы показаны кассовые разрывы
Деньги на счете: сформировать финансовый резерв. Если у перевозчика возникнут внеплановые расходы, именно деньги из финансового резерва помогут не уйти в минус.
Рассчитать размер финансового резерва, исходя из платежного календаря.
Оценить риски. Рассчитать финансовый резерв, например, можно следующим образом: количество грузовиков х вероятность ДТП х средняя стоимость ремонта.
Установить ограничение по минимальному остатку на банковском счете, например всегда должно быть не менее 1 миллиона рублей.
Открыть отдельный счет «до востребования» и хранить там минимальный остаток.
Открыть овернайт — краткосрочный депозит в банке. Подходит, когда у перевозчика появляется небольшая свободная сумма: ее можно положить на специальный счет буквально на одну ночь, заработать на процентах и быстро вывести всю сумму.
По сути финансовый резерв представляет собой оценку: выявляем зоны риска и вероятность наступления непредвиденных случаев и величину затрат по каждому из них. Например, прогнозируем ремонт техники и определяем несколько типов вероятных поломок: серьезная поломка, средняя или мелкая. Так мы получаем средневзвешенную оценку риска в деньгах, это и будет тот самый «несгораемый» остаток на счете в банке.
Возьмем горизонт в неделю для каждого транспортного средства: вероятность легкой поломки 5%, средней поломки 2,5% и тяжелой поломки 1%. Считаем некий средний риск и оцифровываем все это в деньги, исходя из стоимости легкого, среднего и крупного ремонта. Получаем примерную сумму, которую нам каждую неделю нужно держать на остатках, чтобы не допустить кассовый разрыв.
Выработать четкую политику взаимоотношений с заказчиками. Необходимо разделить заказчиков по категориям и определить, с кем работа ведется по предоплате, а кому можно дать отсрочку платежей. Это может зависеть от рынка, направления перевозок или истории сотрудничества с клиентом. Все договоренности следует прописывать в договоре, чтобы планировать денежные потоки более надежно. С новыми клиентами лучше работать по предоплате — так перевозчик меньше рискует деньгами. Проработав некоторое время и убедившись в надежности контрагента, можно постепенно переводить его на постоплату.
Дать клиенту скидку на доставку и получить оплату раньше. Для начала на маленькие объемы доставки ставить небольшую отсрочку платежа. Дополнительные скидки и большие периоды отсрочки можно давать на поддержание объемов: клиент стабильно заказывает крупные перевозки и тем самым страхует от кассового разрыва.
Варианты могут выглядеть так:
отсрочка платежей на стабильные регулярные заказы;
скидка на перевозку и получить оплату раньше;
скидка на бóльший объем перевозки;
увеличенная отсрочка на бóльший объем перевозки.
Допустим, перевозчик работает с клиентом на стандартных условиях — с отсрочкой платежа на 14 дней. При этом он знает, что через 10 дней потребуются деньги на выплату заработной платы. Тогда он обсуждает с клиентом скидку за то, что он оплатит перевозку на неделю раньше. В отдельных случаях такая скидка будет оправданной, поскольку позволит не тормозить операционную деятельность компании.
Планирование бюджета и прогнозирование кассовых разрывов невозможно без правильного ведения бухгалтерии, для этого можно использовать разные программы и инструменты.
Таблицы в Excel. Небольшие транспортные компании чаще всего используют именно их. Excel достаточно прост, при этом в нем удобно вести оперативную аналитику, планировать бюджет и прогнозировать кассовые разрывы на среднесрочный период.
Автоматизация данных в 1С. По мере роста бизнеса данных становится гораздо больше и работать с ними в ручном режиме трудно, тогда процесс автоматизируют. 1С подходит, чтобы вести управленческий и бухгалтерский учет и формировать регламентированную отчетность для налоговой. Нормально сделать это в Excel проблематично.
Аутсорсинговые решения и онлайн-сервисы. Во многих случаях перевозчику может быть удобнее и выгоднее заключить договор со сторонней бухгалтерской компанией, чем самостоятельно заниматься всеми вопросами по документам и финансам, — это поможет не ошибиться в тонкостях управленческого и бухучета, а также разгрузит для решения более важных бизнес-задач.
Примеры сервисов для ведения онлайн-бухгалтерии:
Небо,
Сдвинуть несрочные платежи. Фактически это бесплатный способ решения вопроса. Для этого потребуется проанализировать предстоящие платежи и определить, какие из них можно произвести позже. Например, отложить покупку канцтоваров, новой мебели в офис, рации или холодильника в кабину тягача.
Допустим, у перевозчика шесть тягачей, для каждого запланировано ТО: два в понедельник, два через две недели и еще два через месяц. С учетом сезона автопарк загружен на 80%. При этом ТО как минимум одного из этих тягачей можно сдвинуть, загрузив оставшиеся на 100%.
Важно: нельзя сдвинуть лизинговые платежи, уплату налогов, выплату заработной платы, а также в большинстве случаев арендную плату.
Привлечь краткосрочное финансирование. Другими словами, взять кредит и использовать деньги для погашения обязательных платежей. Однако стоит учитывать, что пользование кредитом станет дополнительной нагрузкой наряду с лизингом. Необходимо сразу рассчитать платежи таким образом, чтобы максимально быстро закрыть такой кредит.
Кредит на оборотные средства (оборотный кредит) — выдается на короткий срок, чтобы можно было быстро вложить в оборот компании и так же быстро вернуть. Перевозчик может пустить деньги на текущие расходы, развитие бизнеса или чтобы перекрыть кассовый разрыв. Однако следует учесть, что малому бизнесу, особенно ИП, получить такой кредит крайне сложно.
Факторинг — действует для пополнения оборотных средств и закрытия кассового разрыва, но только для компаний, которые работают со своими клиентами с отсрочкой платежа. Деньги за перевозку предприниматель получает сразу — от банка или факторинговой компании, а возвращает их банку уже не он, а заказчик — по истечении периода отсрочки. Перевозчик платит комиссию за пользование факторингом. Но нужно учесть, что небольшим грузоперевозчикам факторинг обходится дорого: приходится платить большие проценты.
Договориться с заказчиком о предоплате в обмен на скидку. Если в случае с кредитом перевозчику придется переплатить за выход из кассового разрыва, то в случае со скидкой клиенту — недополучить прибыль. Однако в итоге выиграют обе стороны.
Столкнуться с кассовыми разрывами может любой перевозчик вне зависимости от того, как долго компания работает на рынке и насколько прибыльный у него бизнес. Причины могут быть внутренние, такие как внеплановый ремонт техники, или внешние — несвоевременное поступление оплаты от заказчиков.
Кассовый разрыв можно спрогнозировать, если сформировать бюджет движения денежных средств на год и вести платежный календарь.
Быстро выйти из кассового разрыва поможет привлечение краткосрочного финансирования, заранее сформированный финансовый резерв, предоставление клиентам скидки на перевозку в обмен на более раннюю оплату, перенос необязательных платежей.
9546
0
0
